Cómo la Transformación Digital puede ayudar a tu PYME, es más fácil de lo que parece

Muchas pymes escuchan las palabras "transformación digital" e inmediatamente se obsesionan y solo ven problemas: desarrollar nuevos métodos de trabajo, procesos complejos y software que piensan van a ser muy caros y para los que su empresa no tiene presup

Muchas pymes escuchan las palabras "transformación digital" e inmediatamente se obsesionan y solo ven problemas: desarrollar nuevos métodos de trabajo, procesos complejos y software que piensan van a ser muy caros y para los que su empresa no tiene presupuesto...

Culturalmente, las PYMES también pueden dudar del cambio o simplemente no saben cómo engancharse a la transformación digital ya que siempre hay otras prioridades.

Pero esta reticencia es un error, con el enfoque correcto y eligiendo las tecnologías adecuadas, cualquier empresa puede adaptarse a la era digital con facilidad, a su propio ritmo y sin invertir demasiado presupuesto.

¿Por qué el cambio es tan difícil?

Porque aferrarse a la forma habitual de hacer las cosas es la respuesta sencilla “siempre se ha hecho así” es una frase que suelo oír muy a menudo, pero el hecho es que muchos de estos flujos de trabajo son en gran medida manuales, basados ​​en papel y laboriosos, lo que si lo analizas detenidamente, nos cuesta miles de euros y cientos de horas año tras año.

Voy a contaros una historia, trata de una empresa familiar del sector distribución, tras la salida de los fundadores varios hermanos fueron ocupando puestos al frente de los diferentes departamentos, cuentan con una plantilla de personas de confianza que se esfuerzan día a día por llevar a cabo su tarea.

Cuando arrancaron su actividad hace casi 25 años apostaron por estar a la última y lo consiguieron, pero ahora… más allá de renovar la actualización anual de sus programas informáticos no se han actualizado. Su personal está poco formado y tanto jefes como empleados se han acomodado.

Tras múltiples discusiones, Jaime, uno de los hermanos intenta revertir esta situación, quiere tomar decisiones basadas en datos, pero en la actualidad estos datos son muchos y cambian a una velocidad endiablada.

¿Con qué herramientas cuenta?

Usan hojas de cálculo, correos electrónicos y formularios estándar, por tanto, su cuadro de mando es rudimentario, se limitan a recopilar y almacenar información, algo típico de la mayoría de las pequeñas empresas. Cuando Jaime quiere tomar una decisión estratégica para el negocio descubre que es un proceso que lleva mucho tiempo, es propenso a errores y muy vulnerable a la pérdida de datos.

Jaime intenta llegar a la raíz del asunto y se da cuenta que los procesos establecidos también introducen una falta de estandarización y responsabilidad. Con los procesos apenas bosquejados en papel, los empleados tienen rienda suelta para trabajar “como siempre se ha hecho” e introducir información al sistema como y cuando lo deseen: se pueden omitir campos obligatorios, se realizan errores de cálculo y la precisión es bastante cuestionable.

Aquí parece que nadie más que él se da cuenta que no están preparados para pelear en un mundo cada vez más tecnológico. Esta situación le afecta a nivel personal ya que los enfrentamientos con sus dos socios (hermanos) cada vez son más frecuentes, lo que además le produce alta ansiedad emocional.

Cuando Jaime “baja a las trincheras” descubre que los flujos de trabajo están desactualizados por lo que ya no son óptimos y, por tanto, también conduce a información perdida.

Los datos almacenados en su empresa pueden revelarle información valiosa, si fueran capaces de organizarla y vincularla entre sí, por ejemplo, los datos de inventario que podrían ayudarle a identificar algo tan básico como qué artículos tienen tendencia a quedarse sin existencias y lanzarle una alarma.

Pero, los datos solo tienen una vida media de 30 minutos, cuando los captura, los trasvasa a otro sistema y los convierte en un gráfico útil, ya es demasiado tarde.

 
Además de ser el hermano mayor es el CEO por lo que se siente obligado a dar un plus, por tanto, no tiene tiempo libre ni vida familiar y siente que no es valorado por socios ni trabajadores, que se limitan a hacer su tarea y no quieren asumir nuevos retos.

¿Cómo puede Jaime salir de esto?

 Hay dos opciones, la primera es irse de su empresa cosa inviable por los vínculos familiares y emocionales. La otra ¡la transformación digital! que puede resolver muchos de estos problemas y se puede lograr sin dolores de cabeza de integración, sin arruinarse y sin provocar la rebelión de socios y empleados.

Al vértigo que a todo directivo le produce el cambio se suma que cuando Jaime consulta estos temas con sus actuales proveedores de sistemas, obviamente le asustan con la debacle si se transforman, está claro “no les interesa perder clientes”.

¿Cómo ayudamos a Jaime?

Es tan simple como analizar los procedimientos actuales, determinar mejoras en los mismos y adoptar la tecnología más adecuada a ellos de manera que tanto el personal como los proveedores puedan adaptarse y pronto estén familiarizados con ellos.

Hoy en día, existen aplicaciones bastante fáciles de usar, normalmente basadas en la nube, que están ayudando a las PYMES a aumentar la productividad y obtener informes potentes de manera automática. Se trata de migrar a estas aplicaciones, creando procesos estandarizados para recopilar y compartir información importante en todas las áreas del negocio.

Todas las aplicaciones se pueden personalizar según necesidades específicas, por lo que no es necesario comprar caras soluciones estándar e intentar reformar mi empresa para que encaje en ellos.

Digitaliza a tu propio ritmo, la transformación digital no ocurre de la noche a la mañana. Pero yo creo que HOY es un buen día para comenzar.