Cómo liderar la Transformación Digital de tu empresa

Si miras a tu alrededor verás a personas que reservan vuelos, compran zapatos, contratan seguros o piden comida a domicilio desde sus teléfonos, entre otras muchas cosas.

¿Tenemos claro el significado de Transformación Digital?

Si miras a tu alrededor verás a personas que reservan vuelos, compran zapatos, contratan seguros o piden comida a domicilio desde sus teléfonos, entre otras muchas cosas. Al otro lado de la conexión hay una empresa digital, recogiendo datos para hacer crecer su negocio. 

¿Está tu empresa a ese mercado? En general, cuanto más pequeña es la empresa, más extendida es la creencia de “haber perdido el tren” de la transformación digital. Los grandes actores de la industria están liderando el camino, pero pocas empresas son capaces de reproducirlo con éxito.

Pero la transformación digital de tu empresa no es tan complicada como piensas. Solo debes saber por dónde empezar.

¿Por qué la transformación a una empresa digital?

La transformación de una empresa tradicional en una empresa digital requiere valentía. Tienes que cambiar las estructuras, abrir nuevos caminos, y esto se encuentra con resistencias después de muchos años de trabajo analógico o mínimamente digitalizado. Aun así, los motivos para dar el paso son abrumadores:

Estas son las claves para comenzar la transformación digital de tu empresa:

Comunicación, comunicación, comunicación.

El correo electrónico y teléfono representan el ayer. El cliente actual espera que tu empresa esté disponible en un amplio abanico de canales de comunicación. Si no tienes presencia en el canal donde se encuentra tu cliente, pierdes ese contacto y la posibilidad de vender tus productos o servicios. Aquí es donde tu empresa debe tener presencia:

• Redes sociales: recibe sugerencias, comentarios, gestiona el mantenimiento de plataformas y cultiva imagen de marca con publicaciones que aporten valor.
• Publicidad personalizada: a través de buscadores, redes sociales o plataformas como amobee se consigue afinar la puntería con la publicidad: alcance mínimo, dirigida a un segmento objetivo altamente seleccionado, y orientada a un producto concreto.
• Chatbots: antes las empresas tenían recepcionistas y personal que atendía telefónicamente antes de contactar a la persona adecuada, los chatbots cumplen hoy con esta función en la web.

Estrategia holística.

El cambio funciona mejor cuando es un objetivo común de toda la empresa, debemos definir esa meta creando en el equipo una mentalidad digital. No basta con marcar objetivos de cambio a largo plazo, ni implantar sistemas y esperar que el cambio se produzca solo. Hay que diseñar paso a paso cómo seguir ese camino. 

¿Qué valores o ideas hay detrás del cambio? ¿Qué departamentos de la empresa se transforman? ¿Cómo y cuándo? ¿Cuáles son las ventajas del cambio en cada caso? ¿Quién lo lidera, quién se beneficia principalmente? ¿Cómo se miden los resultados? Tanto nuestros empleados como nuestros clientes deben tener respuestas a esas preguntas.

La estructura corporativa como sustrato del cambio

Cuando una empresa emprende una transformación digital surgen de modo natural dos nuevas áreas que es necesario gestionar y proveer de recursos:

• Conocimiento: dedicada a buscar y recopilar datos e ideas dentro de la empresa con los que mejorar los procesos internos.
• Innovación: desarrollo de nuevos productos y apertura nuevas líneas de negocio para lanzar al mercado digital.

En las empresas pequeñas estas necesidades de gestión se cubren con una conexión más estrecha entre las distintas áreas. Cuando la empresa tiene mayor tamaño y recursos, conviene crear un nuevo puesto específico para esta función. Por ejemplo, nuestra empresa posee una gerencia específica para "Innovación y Desarrollo”. 

La tecnología.

Esta fase de la transformación siempre debería ir al final, una vez establecidos los objetivos, planes y estrategia, y están implicados todos los departamentos y personal de la empresa. Por desgracia, en ocasiones es al revés y se compran soluciones tecnologicas indiscriminadamente, intentando a posteriori adaptar la empresa al sistema, en lugar del sistema a las necesidades de la organización.

La transformación digital no siempre debe ir acompañada de un cambio radical en la tecnología, pero la digitalización se hace complicada con ordenadores obsoletos y sistemas caducos e incompatibles. Es una inversión necesaria para seguir siendo competitivos y es preciso pensar en los beneficios a largo plazo.

Las áreas internas en las que la actualización de la tecnología es más rentable y necesaria son las siguientes:

• Trabajo en red, con capacidad de videocomunicación y su consiguiente ahorro de costes.
• Nuevas herramientas de trabajo en grupo como Slack , Skype o Trello.
• Actualización de los equipos que eviten cuellos de botella tecnológicos en los procesos de la empresa.
• Creación de apps personalizadas para tu negocio, utilizando herramientas que se comunican con tus sistemas actuales sin una gran inversión en desarrollo, como Upplication.
• Incorporación de blockchain para el registro de la cadena de suministro.

Para digitalizar tu empresa...

Una vez abandonada la idea de que la digitalización es solo un cambio tecnológico, se abre un proceso de reflexión. Para guiarte, encuentra la respuesta a las siguientes preguntas:

¿Qué quiere tu cliente hoy?

Debemos poner al cliente en el centro. Pero, ¿qué tiene eso que ver con la estructura corporativa? Mucho, porque las críticas y comentarios del cliente son el motor de mejora e innovación de tu empresa. La empresa digital no se limita a que Pepe de marketing lea los comentarios de Facebook el lunes por la mañana y piense "vaya, esta sugerencia es muy buena". Esta información es extremadamente valiosa, y se necesita a una persona o departamento que la recopile, procese, y tenga capacidad de generar cambios a partir de las críticas y comentarios recibidos.

¿Qué querrá tu cliente mañana?

Cuantos más datos sobre tus clientes tengas, mayor será tu capacidad para predecir sus necesidades el día de mañana. ¡Busca modelos a seguir y piensa en las ideas que se avecinan! Por ejemplo, Estonia es pionera en digitalización: existe un derecho básico al acceso a Internet, el gobierno trabaja sin papeles, las elecciones se llevan a cabo en línea, y se enseña programación en la escuela primaria. 

Para comenzar este proceso no son necesarias herramientas específicas. Los datos del cliente entran automáticamente en tus sistemas, puedes usar las herramientas de Google o redes sociales para detectar tendencias y mercados, y con los datos obtenidos generar estrategias que sean aplicables a tus mercados. 

Aún puedes ir más lejos, empleando una herramienta de cocreación, como KREATUM, para desarrollar nuevos productos y soluciones en sesiones presenciales junto con el cliente.

¿A quién necesitas contratar?

Las dos opciones básicas son obtener ayuda externa o reestructurar tu propia plantilla, aunque lo más efectivo es una combinación de ambas. Los especialistas en digitalización podemos asesorarte al tiempo que promovemos el cambio interno, lo que resulta mucho más interesante. Cuando tengas una estrategia y veas claros los beneficios de la transformación digital, vas a necesitar especialistas en TI, gestores del cambio, y desarrollar interfaces entre producción, marketing, TI, ventas y el resto de los sistemas y departamentos de la empresa. 

¿Cómo puedes convencer a tu personal para cambiar?

Tus empleados deben estar convencidos de la necesidad del cambio, pero en las empresas digitales los empleados necesitan a menudo adquirir nuevas habilidades. Esto supone planificar la actualización y formación del personal en áreas como la alfabetización mediática, la autoorganización, la capacidad de aprendizaje abstracto y los modelos digitales. La palabra clave es "gestión del cambio".

¿Cómo sería el lugar de trabajo ideal para tu actividad?

El entorno de trabajo adecuado motiva, aumenta la productividad y estimula la generación de nuevas ideas. El aspecto físico de una empresa debe adaptarse para conseguir un lugar agradable donde sea posible concentrarse, comunicarse y trabajar en equipo, adaptando la luz, el mobiliario y los espacios.

¿Qué modelos de horario necesitas?

Trabajar con flexibilidad no significa trabajar menos ni perder productividad, sino todo lo contrario. Muchas compañías cuentan ya con programas de conciliación familiar que las hacen muy atractivas para captar empleados de alto nivel, gracias a las horas de trabajo flexibles. Los empleados responden a los nuevos modelos como el tiempo parcial, el teletrabajo o el horario flexible, con mayor productividad y lealtad a la organización.

¿Cuáles son las sugerencias de tus empleados?

El empleado moderno quiere opinar sobre la toma de decisiones en su empresa. Tanto la organización como el empleado se benefician en este intercambio, ya que se hacen evidentes las necesidades de cambio en la empresa. Se pueden incluir incentivos a cambio de sugerencias valiosas que no tienen que ser necesariamente económicos. El reconocimiento, una mención en una comunicación interna, o un día libre, pueden tener en ocasiones mejores resultados. Al mismo tiempo, los empleados se sienten más cómodos en una empresa que valora sus opiniones.

Una transformación digital de éxito se asienta en una estrategia clara, nuevas tecnologías, empleados profesionales, un buen ambiente de trabajo, orientación al cliente y contenidos interesantes. Tu empresa estará lista para crecer de modo sostenible en el mercado digital, que no es ya el futuro, sino el presente.