Guía para que tus equipos sean felices durante el teletrabajo

Estamos en unos momentos de gran incertidumbre donde, por desgracia, hay mucha tendencia a los pensamientos negativos

Estamos en unos momentos de gran incertidumbre donde, por desgracia, hay mucha tendencia a los pensamientos negativos, se está conviviendo con la familia en ocasiones en lugares de trabajo poco adaptados.

Tus empleados trabajando en remoto son productivos. Pero... ¿están felices?

Si no estás seguro, es posible que no te relaciones con ellos tan bien como deberías cuando administras un equipo remoto.

El trabajo remoto es una solución impresionante obviamente, pero posee algunos inconvenientes, como una alta desmotivación, mala comunicación o la falta de sentido de un equipo cohesionado.

Es posible que estés gestionando trabajadores remotos contratados a tiempo completo, o trabajadores a tiempo parcial o incluso freelancers. También pueden estar no solo en poblaciones o regiones diferentes, también pueden estar en diferentes países (en diferentes zonas horarias). Cualquiera que sea la situación, deseas asegurarte de que el trabajo que producen sea de alta calidad, pero también mantenerlos contentos.

En esta guía vamos a explicar cómo hacerlo con los siguientes apartados:

1. Involucrarlos y reconocer sus logros.
2. Proporcionar comentarios apropiados a los empleados remotos.
3. Aumentar el rendimiento y la productividad.
4. Trabajo en equipo.

¿Cómo Involucrarlos y reconocer sus logros?

Una forma de mantener contentos a sus empleados remotos es asegurarse de que se sientan comprometidos con su trabajo. Esto significa que debes:

1. Presta especial atención a la incorporación a esta nueva rutina.

En una oficina, esperarías pasar tiempo con un nuevo miembro del equipo en su primer día. Sin ninguna duda, les proporcionarías documentación crucial y cosas como una tarjeta de acceso para que entren y salgan de la oficina, un welcome pack, etc. Luego les presentarías a sus colegas, les informaría sobre las políticas de la oficina y les harías saber que estás disponible si necesitan ayuda.

Es fácil olvidar que los empleados virtuales también necesitan un proceso de incorporación claro. Debes conseguir que se sientan establecidos y seguros lo más rápido posible. Por lo tanto, debes asegurarte de que tengan acceso a todo lo que necesitan para realizar su trabajo.

2. Proporcionar expectativas claras.

Cuando le das instrucciones a alguien cara a cara, no solo tienen tus palabras para continuar. Tienen otros indicadores importantes, como tu lenguaje corporal y tono de voz. Con el trabajo remoto, es posible que las personas no estén tan dispuestas a hacer preguntas como lo harían cara a cara. Y recuerda, tú tampoco tendrás indicadores de su expresión facial o tono de voz para indicarte que lo han entendido mal. Pongamos ejemplos:

• En lugar de, "Necesito que esto se haga rápidamente", escribe: "Necesito esto para antes de las 5 p.m. de hoy".
• En lugar de "Necesito que el informe sea más detallado", escribir: "Agrega ejemplos y figuras en las secciones que he indicado con un marcador amarillo".

3. Reconocer y recompensar los logros de los empleados remotos.

Aunque es poco probable que reúnas a todos y presentes un trofeo de "empleado del mes", hay muchas maneras de reconocer los logros de los empleados remotos:

• Tómate el tiempo necesario para reconocerlos y agradecerles, de manera pública para que sus compañeros vean que tú también los aprecias, puede ser un mailing general o por escrito a través de la plataforma que uses como Team Office.
• Otorgar una tarjeta de regalo (quizás para Amazon u otro minorista en línea): tiene la ventaja de que puedes enviarla electrónicamente.

¿Cómo proporcionar comentarios apropiados a los empleados remotos?

Debes sentirte cómodo con la entrega de comentarios positivos y negativos a los empleados remotos, así como tener un buen sistema para esto.

1. Retroalimentación positiva.

Es importante proporcionar comentarios positivos regulares. Eso podría ser un simple "¡Buen trabajo, gracias!" cuando alguien te entrega un trabajo. Tan solo con esto ya tienes mucho ganado.

2. Retroalimentación negativa.

Puede ser incómodo discutir problemas de rendimiento por teléfono o en una videollamada, en lugar de cara a cara, pero esas discusiones incómodas son parte de la gestión de equipos remotos.

Si el desempeño de un empleado no está a la altura del estándar que deseas, entonces debes ser proactivo y abordarlo de inmediato. Es posible que te resulte útil tener un sistema configurado donde hagas esto de forma regular: por ejemplo, puedes establecer una revisión semanal cuando alguien comienza a trabajar de forma remota en lugar de hacerlo en la oficina, seguido de revisiones mensuales tras varias semanas sin incidentes en caso de mantenerse la actividad en remoto.

3. Anima a los empleados a que te den su opinión.

Por nuestra experiencia en GFS´ lo que puedes encontrarte, cuando preguntas a los empleados remotos cómo podías facilitarles la vida son cosas simples como: 

• Mover una reunión semanal a otra hora para permitir que alguien esté con los niños y los mantenga entretenidos.
  
• Coordinarse antes para que un compañero de equipo cierre la sesión temprano los viernes para ayudar a reducir su estrés.
• Configurar una reunión general de arranque a primera hora para “sentirse parte de un equipo”.

¿ Cómo aumentar el rendimiento y la productividad?

Una preocupación sobre la administración de equipos virtuales es si los empleados serán realmente productivos o simplemente si trabajan cuando están en su horario laboral.

La verdad es que la mayoría de los trabajadores remotos sienten que hacen más cuando trabajan de forma remota que cuando estaban en presencial, por nuestra experiencia de muchos años montando y gestionando equipos remotos sabemos que es poco probable que veas una caída en la productividad. Esta problemática puede suceder en grandes compañías en las que no exista un compromiso real con la empresa o por parte de algún empleado que ya era problemático anteriormente.

Mientras los miembros de tu equipo produzcan los resultados que deseas, debes evitar implementar medidas para rastrear su productividad, salvo que el tamaño de la organización plantee problemas a la hora de tener un trato tan directo como el que recomendamos en éstas líneas.

1. Medición de los KPI de tu equipo.

Dependiendo del tipo de trabajo que realizan, eso podría involucrar métricas como:

• Para un equipo de soporte: número de correos electrónicos respondidos y tiempo de respuesta promedio.
• Para un equipo de comunicación/marketing: número de artículos (o palabras) escritos.
• Para un equipo de ventas: número de contactos, número de ventas y volumen total de esas ventas.

2. Cómo ayudar a tus trabajadores remotos a desempeñarse bien.

Hay muchas cosas que puede hacer para ayudar a sus trabajadores remotos a desempeñarse bien, algunas de ellas son:

• Darles una idea del "panorama general": de cómo el trabajo que están haciendo encaja en su proyecto, o el papel de su equipo, en su conjunto.
• Proporcionar retroalimentación regular y detallada a cada individuo sobre lo que está haciendo bien.
• Asegurarte de que tengan todo lo necesario para hacer su trabajo, como inicios de sesión en plataformas específicas o aplicaciones software, guías de estilo, equipos audiovisuales, instrucciones, listas de verificación o cualquier otra cosa que puedan necesitar.
• Estar disponible tanto como sea posible durante la jornada laboral, a través de plataformas, teléfono o correo electrónico, para responder cualquier pregunta que surja.

 

¿Cómo trabajar en equipo?

Uno de los desafíos más difíciles que puede enfrentar al administrar empleados remotos es cómo hacer que se unan como equipo. ¿Cómo lo podemos conseguir?

1. Usando tecnología para ayudar.

• Team office, Slack, Skype, Zoom: son herramientas populares para equipos remotos. Puedes configurar un canal de "cafetería" donde los empleados puedan conversar entre ellos sobre cosas que no están relacionadas con el trabajo.
• Facebook, WhatsApp: si los miembros de tu equipo no necesitan estar en comunicación constante, entonces tras la jornada laboral un grupo de Facebook podría ser una buena manera de reunir a todos para recibir actualizaciones o chatear ocasionalmente por WhatsApp.
• Correo electrónico: un simple correo electrónico puede ayudarte a construir tu equipo. Introducir nuevos miembros a todos por correo electrónico, o enviar un correo electrónico semanal donde proporciones un resumen rápido de lo acontecido, puede ayudar a garantizar que todos los miembros del equipo estén alineados.

2. Juegos de Team Building que puedes jugar de forma remota.

Los juegos de trabajo en equipo pueden ser una excelente manera de divertirse y conocerse mejor. Algunos ejemplos muy simples para probar:

• Crear un cuestionario para ayudarle a obtener más información sobre tus empleados, diséñalo ligero, divertido y rápido (las respuestas de una palabra son las mejores).
• Pedir a todos que compartan: "Tres hechos sobre ti que podrían sorprendernos" se vota y se premia la más sorprendente.

Principios para mantener felices a tus equipos durante el teletrabajo

1. Hay que tener un proceso de incorporación claro, con un check-list de verificación para ayudar a cada nuevo empleado que pase a trabajar en remoto.
2. Al administrar un equipo remoto, proporciona expectativas claras para tus empleados y ten un programa de reconocimiento que recompense los logros.
3. Cree oportunidades regulares para comentarios bidireccionales. Esfuérzate para actuar con prontitud ante las solicitudes de tus empleados. Pequeños detalles pueden marcar toda la diferencia.
4. No te obsesiones con el monitoreo de la productividad. Concéntrate en los resultados y los KPI, no en la cantidad exacta de minutos que cada empleado pasa en su escritorio. Si lo ves necesario hay programas muy adecuados para ello.
5. Anima a tus empleados a formar equipo y hacer tiempo para chats que no sean de trabajo. Pero no obligues a nadie a participar en juegos de equipo si no quiere.
6. Hacer feliz a su equipo virtual significa que estará más motivado, será más productivo y tendrá más probabilidades de crear sentido de empresa pese a la distancia.
7. Invertir un poco de tiempo extra ahora para asegurarte de tener buenos procesos realmente valdrá la pena en el futuro.

Haz que tus empleados ganen confianza, incrementa su autoestima y bienestar. Salta sobre seguro y obtén una ventaja competitiva.