Organizaciones líquidas en un mundo digital

Las estructuras rígidas dentro de las empresas son un obstáculo que les impide adaptarse y beneficiarse de las innovaciones. La solución es convertirse en organizaciones líquidas.

Las estructuras rígidas dentro de las empresas son un obstáculo que les impide adaptarse y beneficiarse de las innovaciones. La solución es convertirse en organizaciones líquidas.

Las empresas, igual que las personas, tienden a la rutina, a repetir aquello que ha funcionado en el pasado, y preferir lo malo conocido que lo bueno por conocer. En un mundo donde los cambios tecnológicos y sociales son constantes, y surgen nuevas oportunidades cada día, la rigidez no es una estrategia efectiva.

Cuando la empresa crece, o se ve abocada a una transformación digital, se produce una desconexión entre las personas y los objetivos y principios de la compañía. Las empresas de hoy se enfrentan al reto de convertir las estructuras heredadas del pasado para hacerlas más adaptativas, dinámicas y resistentes. Es el momento de licuar la organización.

¿A qué obstáculos nos enfrentamos?

Estos son los tres obstáculos principales con los que se enfrentan las organizaciones cuando la rigidez se interpone en el camino de la innovación y la rentabilidad:

• Las jerarquías.
• El exceso de información.
• La separación entre estrategia e implementación.

Imaginemos un escenario en el que la empresa necesita un nuevo sistema CRM. El responsable de tecnología tiene una docena de opciones, la decisión de compra depende de la junta directiva (jerarquía) que no tiene criterios suficientes para discriminar entre unas opciones y otras (exceso de información), y finalmente se elige un producto que no cubre las necesidades tecnológicas del departamento de ventas (distancia entre estrategia e implementación). 

Muchas de estas situaciones pueden evitarse en las organizaciones líquidas, usando como motor de la gestión los principios de colaboración abierta y el modelo de organización plana. 

¿Cómo hacer la transición a una empresa líquida?

La efectividad del modelo de organización líquida radica en una combinación única de eficacia y simplicidad. Sin embargo, el cambio, como todos los cambios, puede encontrar resistencia. Para asegurar el éxito de la transición hay que establecer cuatro fases:

Concienciar:

Todo el personal de la empresa, y especialmente la dirección, debe tomar conciencia del beneficio y la necesidad de la transición hacia un modelo de organización líquido. La comunicación efectiva es imprescindible al principio y durante todo el proceso.

Cocrear:

El proceso de paso a una estructura líquida no puede ser impuesto, sino que se debe involucrar a toda la empresa en él. El primer objetivo colectivo es crear una lista de valores claros, priorizados, que se convierten en la "huella" de la organización. Estos valores centrales serán el único "jefe" de la organización líquida una vez que se complete la transición, y los que marquen la dirección de las decisiones que se adopten a partir de entonces. 

Este es un paso crucial que un buen facilitador puede ayudar a llevar a buen término. Sin embargo, lo más importante aquí es el proceso mucho más que el resultado. En esta fase las personas de la organización deberán trabajar juntas para cocrear un punto de partida común y con implicaciones profundas. Este proceso puede estructurarse alrededor de una sesión de trabajo en la que surgirán discusiones, diferentes puntos de vista, reacciones emocionales, que deberán encontrar un terreno común desde el que construir el nuevo sistema, y en el que todos estén incluidos y representados. 

Identificar:

Durante el proceso anterior es inevitable que se revelen aquellas personas que están culturalmente más cercanas a una organización líquida, y aquellas en las que pueden surgir resistencias. Es importante hablar con todos los participantes, en todos los niveles, antes y después del paso anterior, y descubrir dónde se encuentran: 

• Qué piensan de lo que está sucediendo.
• Lo que desean de esta transición al modelo líquido.
• Lo que temen de esta transición.

Las personas que ya tienen una comprensión más profunda de los principios y los beneficios de una organización líquida pueden ayudar a facilitar el proceso y convertirse en líderes del cambio. Con el apoyo y la colaboración de estas personas se diseña el paso siguiente.

Probar:

 

El cambio arranca con un solo proyecto, un ensayo general a cargo de un equipo interdisciplinar dentro de la organización, que incluye a los líderes del cambio. La gestión del proyecto se lleva a cabo usando el modelo de organización líquida: colaboración abierta y estructura organizativa plana. 

 
Este proyecto proporcionará una información valiosísima. Será posible identificar las tensiones dentro de las jerarquías originales, así como las fortalezas y debilidades de los participantes. 

 
El primer proyecto de prueba de la organización debe durar al menos seis meses. Con esta base, y los resultados obtenidos, será mucho más sencillo iterar a una escala más amplia, transformando progresivamente la antigua estructura.

Recomendaciones:

El principio que rige la gestión es usar la solución técnica más simple para cada necesidad. Debemos equivocarnos “rápido y barato”, y una vez conozcamos la forma en que se produce el flujo de tareas e información será posible corregir y elegir opciones mejores. 

• Hay que concentrarse en las personas y sus necesidades, no en la tecnología. Si algo funciona para hacer el equipo más eficaz, se adopta.
• El tablero de kanban resulta ideal para un equipo de proyecto de hasta diez personas.
• Las herramientas de mensajería y colaboración en tiempo real pueden ser tan sencillas como un grupo privado en WhatsApp o herramientas más sofisticadas como Slack.
• Los documentos compartidos en plataformas como Google Docs u Office 360 permiten automatizar muchas partes del trabajo en equipo.
• Es muy útil probar todos los procesos y usar un ciclo kaizen para refinarlos, con eventos kaizen cada tres o cuatro semanas enfocándose en la mejora de la organización líquida.

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